ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ
В книге "Система автоматизации библиотек ИРБИС. Приложения" представлен перечень всех элементов данных формата (данные библиографического описания, данные о содержании документа, дополнительные точки доступа при поиске, данные регистрации книг и журналов, сведения об экземплярах, кодированная информация и др.); данные представлены в виде полей с подполями; знак "+", стоящий рядом с меткой поля (цифры) или разделителем подполя (буква или цифра), означает обязательность элемента; указаны повторяемость и отражение ЭД в одном или нескольких поисковых словарях системы (в словарях Авторов, Заглавий, Издательств, Коллективов, Ключевых слов и других); там же представлены имена всех файлов меню, используемых при вводе кодовой информации, и префиксов, с которым термины из разных полей отражаются в словаре БД.
За основу формата представления данных в БД принят Международный коммуникативный формат UNIMARC — в части компоновки библиографических данных по полям и подполям и кодирования информации; в других компонентах форматов имеются значительные отличия, однако конвертирование библиографической информации в UNIMARC, USMARC, RUSMARC для обмена с другими информационными системами обеспечивается. Элементы данных, соответствующие представлению в UNIMARC-формате, помечены признаком (mf).
Дополнительно введены, в основном, поля технологических данных — для сведений о регистрации поступления и хранения номеров/выпусков журналов и других сериальных изданий, о полученных и заказанных экземплярах книг и журналов. Кроме того, при параллельном ведении электронного и карточных каталогов (если такое решение принимается Пользователем) в документ БД могут быть записаны указания для подготовки добавочных и ссылочных каталожных карточек, в частности, для нумерованных серийных изданий без дублирования заголовков карточек.
ИРБИС ориентирован на минимизацию клавиатурного ввода данных и полностью исключает дублирование ввода одних и тех же данных в разных формах представления в разные поля, а организует одноразовый ввод в формализованном виде, позволяющем использовать однократно введенные данные в разных применениях (в частности, при экспорте в разные коммуникативные форматы).
В то же время система предоставляет пользователю средства для работы с полями формата RUSMARC, которые не используются в ИРБИСе. Эти поля могут быть добавлены в запись из таблицы (РЛ) описания полей. Все поля снабжены вложенными рабочими листами, для индикаторов формата RUSMARC введены подполя с идентификаторами "0" и "!", причем для каждого поля подается меню возможных значений индикаторов, включая значение "#" (не используется).
