Корректура документов-книг, полученных по предварительному или другому заказу
Эта работа ведется только в БД комплектования и состоит из следующих этапов:
·
Найти и отметить в одном из словарей книги, которые поступили на регистрацию; при этом можно использовать словари Заглавий и Авторов, но наиболее удобно использовать словарь "Организация — заказанные книги"; в нем представлены все организации (найти и выделить курсором организацию, из которой поступила регистрируемая партия книг), а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, заказанных в данной организации (числящихся за ней);
· При работе со словарем "Организация — заказанные книги" отметить документы, которые действительно получены в данной партии — либо в окне связанных записей (из полного списка книг, заказанных в выделенной организации), либо по словарям заглавий или авторов;
· Нажать (щелкнуть мышкой) клавишу КОРРЕКТИРОВКА;
· Ответить на вопрос системы "Продолжить работу? Да Нет", которое следует за одним из следующих сообщений:
· Регистрация партии с КСУ=<Значение, установленное по кнопке "Настройка">,
· Не установлено значение КСУ.
При положительном ответе на оба вопроса работа продолжается — вызывается модуль ввода/корректировки и система переходит в режим корректуры отмеченных документов; в первом случае установленное КСУ будет автоматически вводиться в поля об исполнении заказа и о полученных экземплярах, а во втором — значения КСУ в эти поля нужно будет вводить с клавиатуры.
При отрицательном ответе на оба вопроса система остается в том же состоянии (отметки документов, подлежащих корректуре, сохраняются); для продолжения работы нужно ввести или изменить значение КСУ по кнопке "Настройка" и опять нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА.
· Последовательно ввести данные в каждый отобранный документ-книгу в следующие поля:
· "1,2,3-й заказ на книги — Размещение/Исполнение" — обязательно; ввести ЭД "Получено (экз)"; при поэтапном исполнении заказа для каждой полученной партии, начиная со второй, для ввода этого ЭД заполняется новая строка;
· "Сведения о заказе/поступлении экземпляров" — обязательно; если не было введено при заказе, поле вводится как новое, иначе — корректируется (исключение для томов многотомника – см. ниже п.3.2.4);
· Сведения о цене издания (если не было введено при заказе);
· Откорректировать библиографические данные (заглавие, выходные данные, раздел знаний и т.п.) — при необходимости;
· В процессе ввода данных в окне просмотра можно видеть БО издания и введенные данные и следить за корректностью вводимой информации.
Примечание: При наличии кодированных ЭД "язык текста", "тип", "вид" и "характер" документа (с учетом ЭД "получено не на баланс"), а также индексов УДК/ББК или ЭД "Раздел знаний" после завершения обработки всей партии книг, автоматически будут получены данные по распределению всей полученной литературы по соответствующим разрезам.
Цена первого экземпляра (или всех при равных их ценах) вводится в поле "ISBN, Цена"; для экземпляров, цена которых отличается от общей, цена вводится в поле конкретного экземпляра.
В полях "РАЗМЕЩЕНИЕ/ИСПОЛНЕНИЕ ЗАКАЗА" (для 1-го, 2-го и 3-го заказов) должен быть отмечен факт частичного или полного выполнения соответствующего заказа. Для этого в части "ПОЛУЧЕНО" для соответствующего заказа вводится только один ЭД — число полученных экземпляров; при поэтапном исполнении заказа для каждой полученной партии, начиная со второй, для ввода этих данных заполняется новая строка:
Примечание: ЭД " Номер записи КСУ поступлений" будет введен автоматически при сохранении документа (вводится значение, установленное по кнопке "Настройка"),
В поле "СВЕДЕНИЯ О ПОСТУПЛЕНИИ ЭКЗЕМПЛЯРОВ" для каждого полученного экземпляра необходимо ввести (по клавише <F2> или кнопке с тремя точками вызываются вложенные РЛ):
· новый статус (получен) — с использованием меню,
Примечание: для заказов со статусами "C" и "U" (ЦБС или ВУЗ) статус менять не нужно.
· инвентарный номер (вводится с использованием аппарата "максимальных номеров"; достаточно перенести из словаря указанное в нем значение, на единицу большее последнего введенного номера);
· штрих-код,
· номер записи КСУ и/или акта ИУ (если не установлено по кнопке "Настройка"),
· цена экземпляра, отличная от общей.
ЭД "Номер записи КСУ" или/и "Номер акта" имеют особое значение, поскольку они определяют принадлежность определенного(ых) экземпляра(ов) книги (из многих, полученных в разное время, и, возможно, по разным заказам от разных источников) к определенной партии, что используется при подготовке выходных форм для партии полученных книг.
Кроме того, ввод в данные об экземпляре и об исполнении заказа только этих ЭД, являющихся идентификаторами партии, позволяет привязать общие данные партии (дата поступления, общее количество экземпляров, источник поступления) к каждому из документов-книг, принадлежащих к этой партии.
При корректировке ЭД "Статус экземпляра" могут быть введены значения "0"(получен), "C","U" или "R".
Код статуса "C" используется при обработке данных ЦБС в том случае, когда полученные для сети экземпляры должны быть отражены в Центральном ЭК только общим числом экземпляров и не могут быть выданы, в то время как в каталогах Библиотек сети они представляются индивидуально и выдаются читателям; в выходном документе "Инвентарный список" эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период учитываются.
Код статуса "U" используется при обработке данных БИУ экземпляров, например, для Библиотек Университетов (ВУЗ), в том случае, когда полученные экземпляры должны быть отражены в Центральном ЭК только общим числом экземпляров и выдаются читателю без определения конкретного экземпляра.
Примечание: Для статусов "C" и "U" число полученных экземпляров указывается в ЭД "Число экземпляров", а в ЭД "Инвентарный номер" может быть указан ГРУППОВОЙ Инвентарный номер (в случае, если таковой применяется пользователем).
Код статуса "R", временный (до сохранения документа), технологический, используется в технологии для облегчения ввода группы экземпляров, описываемых индивидуально и различающихся лишь последовательными инвентарными номерами и местом хранения (остальные ЭД – место хранения, номер партии (КСУ, акт), канал поступления, цена и дата ввода – у них одинаковы); поля экземпляров со статусом "R" при "сохранении" документа автоматически "размножаются" соответственно указанному ЧИСЛУ таким образом, что в каждое из них вводятся:
Возможно применение технологии процесса "Размножение экземпляров", позволяющей вводить последовательные инвентарные номера экземпляров для разных мест их хранения:
Примечание: Это единственный случай, когда система позволяет временно (до сохранения) записать в документ поля экземпляров без ЭД "Статус" — поля, состоящие только из одного ЭД "Место хранения", и при наличии хотя бы одного поля со статусом "R".
ЧИСЛО экземпляров и НАЧАЛЬНЫЙ номер задаются в ЭД "Инвентарный номер экземпляра" через разделительный знак "/" (например, 5/12567 —
5 экземпляров, начиная с номера 12567).
Структура инвентарного номера определяется пользователем и не контролируется системой. Так, например, номер может начинаться с буквенной части (в разных хранилищах Библиотеки могут применяться разные системы инвентарного учета), или с неизменяемой цифровой части, которая отделяется от изменяемой разделительным знаком, например, знаком "-" или "/" (система инвентарного учета экземпляров под одним инвентарным номером), или сочетание этих двух вариантов, или любая другая конструкция.
Определение структуры и начального значения для автоматического ввода "последовательных" номеров, среди которых каждый следующий отличается от предыдущего на 1, производится по следующему алгоритму:
· для выделения из заданного начального номера изменяемой цифровой части система сканирует заданное значение, начиная справа, и определяет числовую часть его до первого встретившегося нецифрового символа (это — начальное цифровое значение инвентарного номера);
· сканирование продолжается далее (справа налево) для выделения неизменяемой части инвентарного номера (это текст между первым встретившимся нецифровым знаком и последним символом "/", за которым (слева) стоит число);
· если числовая часть справа отсутствует, считается, что начальный номер не задан и счет ведется с 1; при наличии неизменяемой части она включается в номер, изменяемая часть которого начинается с 1.
Примеры задания инвентарных номеров для размножения:
Введено 5/, результат размножения: 1; 2; 3; 4; 5;
Введено 3/123, результат размножения: 123; 124; 125.
Введено 3/1789-, результат размножения:1789-1; 1789-2; 1789-3;
Введено 4/АБ156, результат размножения: АБ156; АБ157; АБ158; АБ159;
Введено 2/К19/12, результат размножения: К19/12; К19/13;
В один документ можно ввести подряд необходимое число повторений поля со статусом "R", например, для групп экземпляров, полученных в разных партиях (по разным каналам) или направляемых в разные места хранения с разной системой инвентарных номеров. При этом начальный номер (если он нужен) ставится только в первом из них или, соответственно, в тех группах, где не должно быть непрерывности.
При вводе можно использовать данные о максимальном значении инвентарного номера из введенных в БД (по клавише <F2> или кнопке открывается словарь), причем если в Библиотеке-пользователе ведется несколько разных систем инвентарных номеров, в словаре будет представлен максимальный введенный номер по каждой системе, например, начинающиеся с разных букв); однако, если работу по присвоению инвентарных номеров ведут одновременно несколько человек, могут случаться накладки в случае их обращения к словарю, еще не актуализированному после "взятия" номера одним из них.
Штрих-код, естественно, оригинальный, вводится индивидуально для каждого экземпляра в полученные повторения поля.
Инвентарный номер и штрих-код экземпляра автоматически проверяются на дублетность с введенными ранее в БД. Проверка проводится как по БД комплектования, так и по БД каталога (но не внутри одного документа). При этом дублетный штрих-код системой блокируется, а дублетный инвентарный номер пропускается с выдачей сообщение о дублетности.
