Корректура документов
Исправление грамматических и других ошибок, пополнение документов данными о новых поступлениях (экземплярах) и другие подобные действия выполняются в режиме корректуры документов. Корректировка документов осуществляется также на плоскости ВВОД, соответственно на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN (корректура по номеру записи в БД) или подплоскости РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА (корректура предварительно найденных документов), или на подплоскости ОТМЕЧЕННЫЕ (корректура документов, отмеченных при просмотре результатов поиска). В любом варианте нет необходимости явно определять РЛ, поскольку при корректировке документа-КНИГИ он автоматически подается в соответствии с Кодом РЛ, введенным в документ (в меню он определяется как оптимизированный); при необходимости он может быть изменен (см. п. 4.2.9).
Примечание: Сведения о новых экземплярах (доукомплектование) переносятся в записи БД каталога автоматически из БД комплектования; списание отдельных экземпляров из БД каталога осуществляется также через АРМ "Комплектатор"; проверка фонда проводится в АРМе "Каталогизатор" в режиме корректуры по специальной технологии (см. ниже).
В процессе работы может случиться ситуация, при которой произойдет "размножение" ошибки - например, заглавие общей части многотомного издания, введенное с грамматической ошибкой в один документ, затем переносится при копировании во все другие документы этого издания; к такому же результату может привести ввод через словарь наименования КА или ВКА, или заглавия серии, или предметных рубрик и т.п., если они первоначально были введены в документ с ошибкой. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения какого-то ЭД в описаниях всех томов издания в связи, например, с переименованием города, коллектива и т.п.
Во всех этих и подобных им случаях при обнаружении ошибки (возможно, случайном) необходимо обеспечить корректуру всех "связанных" документов в БД электронного каталога. Это можно сделать, проведя корректуру по результатам поиска, причем для поиска нужно задать общий для всех документов набор ЭД, например, заглавие общей части (в томах с частным заглавием при монографическом описании оно выбирается в поисковый словарь из области серии БО, а при сводном описании — из области общей части БО).
Корректуру такого вида целесообразно проводить в режиме Глобальной корректировки документов (см. ниже п. 5.4).
Последовательно просматривая (листания) словари, специалист (каталогизатор, библиограф) легко определит два (или более) рядом стоящие различные написания одного и того же значения поискового термина. Поэтому рекомендуется периодически просматривать словари авторов, заглавий, коллективов, ключевых слов и др. с целью выявления ошибок.
Исправление ошибок, выявленных по словарю, может быть проведено в режиме "Корректировка по словарю" – для тех словарей, у которых высвечивается ярлык режима корректировки (на плоскости ПОИСК, в правом нижнем углу области СЛОВАРЬ).
Работа состоит из следующих этапов:
· установить курсор на термин словаря, требующий корректировки, (при просмотре термина "полностью" (по нажатию правой кнопки мыши) можно определить ошибку в той его части, которая не попадает на обычный просмотр);
· нажать кнопку-ярлык корректировки по словарю – в окне показываются "Заменяемое значение", не подлежащее корректировке (в формате с подполями, на полную длину с возможностью использования скроллинга), и "Заменяющее значение", которое нужно откорректировать;
· нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ;
· просмотреть Протокол корректировки документов, содержащий сведения об откорректированных терминах словаря (указываются MFN документа, метка откорректированного поля и номер его повторения (tag= , occ= )).
В протоколе может присутствовать сообщение "Нет поля/данных для корректировки". Оно может появиться в следующей ситуации:
Один и тот же термин словаря может быть представлен в документе в разных формах, так, например, авторы в разных полях присутствуют либо вместе с инициалами или полным именем, либо раздельно, а в словаре они представлены в единой форме.
"Заменяемое значение" выбирается из первого
документа, поданного на корректуру по результатам поиска, в том формате, в каком оно присутствует в этом документе, и сообщения в протоколе относятся к тем документам, в которых формат заменяемых данных отличается от того, который был подан на корректировку. В этом случае в словаре остается некоторое число неисправленных терминов, которые могут быть откорректированы в следующем сеансе с другим форматом "Заменяемого значения" (он будет подан из первого из оставшихся не откорректированными документами).
