Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе
· знаки препинания, определяющие области и элементы описания, ПЕРЕД элементом данных (ЭД) НЕ СТАВИТЬ;
· при сокращении слов точку в конце элемента данных (ЭД), стоящего последним в области описания, НЕ СТАВИТЬ (в противном случае в формате просмотра точка будет удваиваться);
· после знаков препинания обязательно ставить пробел (они необходимы для верстки при просмотре документа на экране);
· ОБЯЗАТЕЛЬНО использовать вложенные РЛ при появлении соответствующего указания (см. ниже).
Часть данных (поля сложной структуры с подполями — см. п.4.2 и книгу “ИРБИС Приложение”) вводится через вложенные рабочие листы — о наличии такого РЛ свидетельствует кнопка расширенных средств ввода, появляющаяся при “активизации поля” (когда курсор стоит на поле и оно выделено цветом); при нажатии кнопки с тремя точками "…" (или клавиши <F2>) на экране появляется перечень всех возможных для этого поля ЭД; обязательного заполнения всех ЭД в поле не требуется.
Примечание: В основном РЛ введенная информация представлена в виде подполей с разделителями (символ “^” и буква, которые выделены цветом). Эти служебные символы, необходимые для правильной работы системы, вводятся автоматически ПРИ ВЫХОДЕ ИЗ ВЛОЖЕННОГО РЛ; поэтому НЕОБХОДИМО вводить данные с его использованием там, где появляется кнопка расширенных средств ввода с тремя точками "…". Если пользователь начинает вводить данные без нажатия кнопки (или клавиши <F2>), вложенный РЛ открывается автоматически, но первым ЭД в нем не обязательно окажется тот, который уже введен, что потребует корректировки (переноса) данных. Корректировать данные в поле можно и без вызова вложенного РЛ, обязательно сохраняя разделители подполей.
Часть данных вводится в виде повторяющихся полей простой или сложной (с подполями) структуры (например, сведения о нескольких экземплярах — см.
также книгу “ИРБИС Приложение”); признак повторяемости поля – наличие "1" в столбце "Номер" в РЛ. Каждое появление (повторение) имеет соответствующий номер. Для ввода нового повторения поля нужно щелкнуть по номеру того появления, ЗА которым вы хотите поставить новое.
Ввод данных в повторяющиеся поля можно осуществлять и в другом, табличном, виде. Для вызова этого режима требуется ДВАЖДЫ щелкнуть по тексту нужного поля в столбце "Название элемента" в РЛ. В табличном виде каждое появление поля представляется одной строкой, а все его подполя располагаются по столбцам, имеющим заголовки. Порядок ввода новых повторений поля аналогичен описанному выше, но удаление выделенного курсором появления поля легко осуществляется по кнопке "Удалить повторение поля"; кроме того, можно легко вводить идентичные данные по столбцам – двойной щелчок по выделенному курсором подполю вызывает ввод в него значения из предшествующей строки этого же столбца.
Часть данных (см. п.4.2 и книгу “ИРБИС Приложение”) вводится с использованием меню, или словаря текущей БД Электронного каталога (ЭК), или Авторитетных (Authority) файлов (внешних БД). Когда во вложенном РЛ курсор устанавливается в подполе, для которого предусмотрено использование меню (кодовая информация), или словаря, появляется кнопка расширенных средств ввода; при нажатии этой кнопки или клавиши <F2> на экране появляется соответствующее меню или фрагмент словаря.
При работе с МЕНЮ, подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (цвет меняется) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из меню (код) будет перенесена в РЛ. Во многих меню можно использовать поле "ключ" для быстрого поиска нужного значения. Часть меню имеет древовидную структуру.
При работе со СЛОВАРЕМ, также подведя курсор к нужному значению, сделайте его текущим (щелкните по нему мышкой) и нажмите кнопку ВВОД (либо щелкните по нему мышкой ДВАЖДЫ) — информация из словаря (полный текст) будет перенесена в РЛ (в окне "Ключ" можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина, нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть значение термина полностью в том виде, в каком он будет перенесен в документ, и выбрать один из нескольких терминов, начальные значения которых совпадают, а различия видны только при просмотре термина ПОЛНОСТЬЮ).
При работе с АВТОРИТЕТНЫМИ ФАЙЛАМИ, определив нужное значение, отметьте его (щелкните в окне мышкой), по кнопке ВВОД информация будет перенесена в РЛ; в окне "Ключ" можно задавать начальные буквы интересующего пользователя поискового термина для немедленного скроллинга словаря; нажатие кнопки "Полностью" позволяет просмотреть полный текст авторитетной записи в виде пояснительного текста и в виде связанных терминов (связи типа "см." и "см. также"), причем для переноса в документ можно отметить связанный (отсылочный) термин. Кнопка "Отобрано" показывает число отобранных к данному моменту терминов, нажатие этой кнопки дает их список. При работе с неповторяющимся ЭД отметить можно лишь один термин.
ЭД, которые можно вводить с использованием Авторитетных файлов, вводятся в документ через отдельное подполе, в которое ПОСЛЕ переноса данных в соответствующие подполя (для авторов, коллективов, предметных рубрик) записывается Номер записи в соответствующем Авторитетном файле.
Примечание: ИРБИС предоставляет пользователю лишь средства создания, ведения, приема (импорта) и использования готовых БД Авторитетных записей, но не сами БД.
При вводе однотипных данных можно использовать режим "МУЛЬТИВВОДА" (Групповой обработки), позволяющий при одном обращении к МЕНЮ или СЛОВАРЮ, или к Авторитетному файлу отметить и перенести в РЛ сразу нужное число терминов. В этом случае при работе со словарем или меню, или авторитетным файлом, подводя курсор к каждому из нужных значений, делайте отметки в соответствующем окошке и, завершив отбор, нажмите кнопку ВВОД.
При мультивводе в НЕПОВТОРЯЮЩЕЕСЯ поле (например, ввод через словарь ЭД "Cведения об ответственности") между перенесенными однотипными данными автоматически проставляются разделительные знаки.
При использовании МУЛЬТИВВОДа в ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ поля необходимо перейти в режим табличного ввода (дважды щелкнуть мышкой по тексту нужного поля в столбце "Название элемента", а затем дважды щелкнуть по "НАИМЕНОВАНИЮ" столбца таблицы соответствующего элемента (ввод через меню или словарь); на каждое из перенесенных однотипных данных будет создано отдельное повторение поля, которое нужно дополнить другими ЭД.
Все эти средства упрощают ввод, снижают вероятность возникновения ошибок, а также обеспечивают корректность возможных впоследствии различных преобразований или корректировки ЭД.
