Отбор, регистрация выбытия
Отбор — поиск книг, входящих в партию выбытия — осуществляется в рабочей области поиска. Текущая БД — БД ЭК. В верхней части рабочей области поиска расположено окно ВИД ПОИСКА — щелкнув по кнопке со стрелкой, пользователь раскрывает ниспадающее меню, в котором необходимо выбрать вид поискового термина и соответствующий словарь терминов текущей БД, а именно:
Примечание: При стандартной сортировке терминов словаря (по первому символу) работа со словарем в режиме "листания" (последовательного просмотра) затруднена, поскольку, например, значение "100" в словаре будет стоять выше значения "2". Однако, это никак не влияет на выбор термина (инвентарного номера) при работе "по ключу", а для штрих-кодов, имеющих одинаковую длину, проблемы с "листанием" не существует.
Выбранный словарь подается на экран; в нем нужно найти и отметить (щелкнуть мышкой в первой колонке) термины, определяющие экземпляр книги, входящий в данную партию выбытия.
При этом в СПИСКЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ появятся сами записи, имеющие текущий термин словаря (одна или несколько — соответственно числу документов, указанных во второй колонке СЛОВАРЯ), но в более полном виде.
Так для словаря "Инв. номер/Штрих-код экземпляра" в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ показываются реквизиты соответствующего экземпляра (Номер КСУ поступления, Дата, Краткое БО и год выхода книги, цена и место хранения экз.). Для словаря "Автор" в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ дается список одностроковых кратких БО книг данного автора (именно здесь нужно отметить конкретное издание для регистрации выбытия).
Примечание: Полные описания для отмеченных в словаре терминов или отмеченных в окне СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ документов можно увидеть, нажав на кнопку ПОЛНОСТЬЮ.
Отметив в словаре ВСЕ инвентарные номера или штрих-коды экземпляров, подлежащих обработке (регистрации выбытия), или отметив конкретные книги по второму из предлагаемых вариантов, пользователь переходит в область обработки (нижняя часть интерфейса).
При нажатии кнопки КОРРЕКТИРОВКА выдается сообщение об установленном номере КСУ выбытия, и пользователь должен ответить на вопрос системы "Продолжить работу? Да Нет", которое следует за одним из следующих сообщений:
· Регистрация выбытия с КСУ=<Значение, установленное по кнопке "Настройка">,
· Не установлено значение КСУ выбытия.
При положительном ответе на оба вопроса работа продолжается — вызывается модуль ввода/корректировки и система переходит в режим корректуры отмеченных документов; в первом случае установленное КСУ будет автоматически вводиться в поля списываемых экземпляров, а во втором — значения КСУ в эти поля нужно будет вводить с клавиатуры.
При отрицательном ответе на оба вопроса система остается в том же состоянии (отметки документов, подлежащих корректуре, сохраняются); для продолжения работы нужно ввести или изменить значение КСУ по кнопке "Настройка" и опять нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА.
Отмеченные записи подаются на корректуру — в формате РЛ для регистрации выбытия, на первой странице которого выведены сведения обо всех
экземплярах каждой книги, входящей в партию выбытия. В процессе корректуры для каждой записи среди повторяющихся полей "Сведения об экземплярах" по штрих-коду или инвентарному номеру, или месту хранения (для филиала ЦБС) найти описание экземпляра, подлежащего выбытию, и сделать его активным (щелкнув мышкой). Нажатием кнопки с тремя точками (или клавиши <F2>) вызвать на экран вложенный РЛ с перечнем всех ЭД, возможных для этого поля.
Откорректировать именно это повторение поля "Сведения об экземплярах":
· Значение "0" изменить на "6" — при условии, что выбывает экземпляр книги из подразделения Библиотеки (экземпляр "индивидуального учета"): при нажатии кнопки со стрелкой на экран вызывается меню, в котором нужно выбрать значение "6";
· Значения "C" и "U" не менять — если регистрируется выбытие из филиала ЦБС (статус "C") или экземпляров БИУ (статус "U");
· Количество экземпляров, выбывающих из филиала ЦБС или экземпляров БИУ;
· Количество экземпляров, требующих доукомплектования (элемент данных вводится, например, для экземпляров, выбывших по причине "утерян" или "погиб в результате аварии", но необходимых для подразделения Библиотеки);
· Номер КСУ выбытия можно не вводить, если он установлен в файле настройки и при сохранении документа будет вводиться автоматически. В противном случае — вводить обязательно (запрещающий контроль).
Если одновременно с выбытием регистрируется и передача выбывших книг в другие подразделения Библиотеки, то необходимо дополнительно ввести в поле "Сведения об экземплярах" следующие ЭД:
· при регистрации передачи книг из филиала ЦБС или для экземпляров БИУ ¾ "Количество экземпляров, передаваемых в другое место хранения"; данные вводятся обязательно;
· Новое место хранения (элемент данных обязательный для регистрации передачи); вводится с использованием меню;
· Номер акта передачи можно не вводить, если он установлен в файле настройки и при сохранении документа будет вводиться автоматически. В противном случае — вводить обязательно (запрещающий контроль, если введен ЭД "Новое место хранения").
В процессе корректуры ЭД "Сведения об экземплярах" осуществляется Формально-логический контроль (ФЛК) и выводятся сообщения об ошибках.
При появлении на экране сообщений ФЛК, начинающихся со слова "Ошибка", необходимо исправить указанную ошибку (контроль непреодолимый).
После завершения корректировки поля "Сведения об экземплярах" перейти к следующей из отмеченных записей нажатием кнопки перехода. На вопрос системы "Запись изменялась. Сохранить изменения?" ответить "Да" (это сообщение не выдается системой, если обработка каждого документа завершается по кнопке "СОХРАНИТЬ").
После завершения корректировки всех отмеченных записей, выход из режима корректировки и возврат в основной интерфейс осуществляется нажатием кнопки "ВОЗВРАТ". При появлении вопроса системы "Запись изменялась. Сохранить изменения?" ответить "Да".
