Система автоматизации библиотек ИРБИС

Передача документов в БД каталога


Описания периодических изданий передаются в БД каталога для дальнейшей обработки после поступления в Библиотеку первого номера впервые подписанного журнала/газеты (вводятся в БД каталога как новые записи), а также после оформления заказа на очередной период (вводятся в записи БД каталога (по ЭД "Шифр издания") в виде корректур).

В любом случае система обеспечивает исключение повторного переноса документа в одну и ту же БД электронного каталога (рекомендуется ВСЕГДА использовать режим "Контролируемого переноса"). При попытке повторной передачи система выдает сообщение о числе пропущенных документов и числе и номерах откорректированных документов,

При нажатии кнопки "ПЕРЕНОС В ЭК" на экран вызывается рабочий лист опроса для задания необходимых значений.

При переносе отмеченных записей сообщается их число, если записи предварительно не были отмечены, необходимо определить "Период подписки" — щелкнув мышкой по кнопке со стрелкой, выбрать соответствующее значение в раскрытом словаре и щелкнуть по кнопке ВВОД.

После определения имени БД каталога, в которую будут переноситься записи из БД комплектования (с использованием меню) и нажатия кнопки ВВОД инициируется процесс пакетной обработки.

Если в записи, подлежащей переносу, система не находит отметки об уже состоявшемся ее переносе в ту же БД каталога, для ввода в БД каталога готовится новая запись, в которую включаются библиографические ЭД и сведения о первом заказе (подписке),

Если в записи, подлежащей переносу, система находит отметки об уже состоявшемся ее переносе в ту же БД каталога, для ввода в БД каталога готовится корректирующая запись, в которую включаются только сведения о последней подписке.

Примечание: Перенос в ЭК должен быть проведен ДО процесса подготовки БД к очередному периоду подписки.

По завершении работы выдается сообщение о числе и номерах записей, добавленных в каталог и откорректированных (дополненных).

Сведения об очередной подписке переносятся в БД каталога в виде двух полей, данные которых используются в дальнейшем при регистрации поступления журналов в АРМе КАТАЛОГИЗАТОР.


Поле "Сведения о заказанных экземплярах"

формируется только в том случае, если в поле " Архивные сведения по подразделениям за год" отсутствует информация о годе последней подписки, поскольку предполагается, что в течение года при дробной подписке (по кварталам или полугодиям) подписка для подразделений не меняется. Поле содержит следующие ЭД:



  • Год заказа,


  • Место хранения ("Получатель"). Число экземпляров (комплектов), заказанных для "Получателя" и Статус экземпляра, если Получателем является Библиотека сети или подразделения вуза (статус "C" или "U");


  • Технологический путь (пункты, которые должен "обойти" каждый номер соответствующего экземпляра издания ДО его поступления по месту хранения — допускается до 5 пунктов для каждого экземпляра),


    • Поле "Сведения о заказах поквартальные" содержит одинаковые для всех экземпляров данные, которые могут изменяться с каждым новым периодом подписки:

  • период подписки,


  • годовая периодичность — код и число,


  • число номеров (выпусков) за период (рассчитывается автоматически исходя из значений годовой периодичности и периода подписки),


  • первый и последний порядковые (валовые) номера выпусков за период подписки (также рассчитываются автоматически),


  • общая цена заказа,


  • цена одного номера (рассчитывается автоматически исходя из цены заказа и числа номеров (выпусков) за  период подписки) — ЭД, наличие которого будет необходимо в дальнейшем при выполнении процесса "Списание журналов",


  • обозначение валюты.


    • Примечание:

    Погрешности, которые могут возникнуть при автоматических расчетах, например, числа номеров за период, рассматриваемого как целое число, нужно откорректировать в БД каталога.

    Поле формируется для каждого периода подписки (год, полугодие, квартал), при переносе данных о продлении подписки и  вводится в запись БД каталога как новое повторение поле.



    СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕК

     

    И Р Б И С

     

    Автоматизированное рабочее место "Комплектатор"

    Руководство пользователя

    Составители: С. М. Дунаевская, Н. Д. Сбойчакова

    _____________________________________________________________________

    ЛР № 020536 от 22.05.97                                                     Подписано в печать 27.05.2002

    Формат 60x84 1/8                  Бумага офсетная                  Гарнитура «Arial»

    Печать офсетная                  Усл.печ.л. 7,9                                    Уч.изд.л. 4,7

    Тираж 50 экз.                         Заказ 42

    _____________________________________________________________________

    Репрографический центр ГПНТБ России

    107996, Москва, К-31, ГСП-6, Кузнецкий мост, 12
    Государственная публичная научно-техническая библиотека

    России

    (ГПНТБ России)

    Международная Ассоциация пользователей и разработчиков

    электронных библиотек и новых информационных технологий

    (Ассоциация ЭБНИТ)

    _____________________________________________________________

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕК

     

    И Р Б И С

     

    Автоматизированное рабочее место "Каталогизатор"

    Руководство пользователя

    Государственная публичная научно-техническая библиотека России

    Москва 2002

    УДК 025.32:65.011.56

    ББК 78.37



    Система автоматизации библиотек ИРБИС. АРМ "Каталогизатор". Руководство пользователя. — М.:ГПНТБ России, 2002. — 112 с.

    Описывается структура базы данных электронного каталога; даются рекомендации каталогизатору по вводу и корректировке документов различных видов.

     

    ISBN 5-85638-033-9                                                                   © ГПНТБ России, 2002

                                                                                                    © Ассоциация ЭБНИТ, 2002

    ОГЛАВЛЕНИЕ

     

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 5

    2. ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ   7

    3. ТИПОЛОГИЯ РАБОЧИХ ЛИСТОВ ВВОДА ДАННЫХ   8

    3.1. Рабочий лист для ввода монографического описания книги   9

    3.2. Рабочий лист для ввода сводного описания книги (Спецификация тома) 11

    3.3. Рабочий лист для ввода упрощенных данных о книгах  11

    3.4. Рабочий лист для ввода описаний журналов (и его варианты) 12

    3.5. Рабочий лист для ввода аналитического описания статьи   13

    4. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ РАБОЧЕГО ЛИСТА   15

    4.1. Общие правила  15

    4.1.1. Некоторые особенности, связанные с работой в автоматизированной системе  15

    4.1.2 Разметка заглавий   17

    4.2. Специфика заполнения отдельных полей   18

    4.2.1. Заголовок описания  18

    4.2.2. Сведения об интеллектуальной ответственности лиц и коллективов, не входящих в заголовок описания. 20

    4.2.3. Область библиографического описания (Основное БО) 23

    4.2.4. ОБЛАСТЬ Библиографического Описания (Расширенное БО) 33

    4.2.5. Область источника, в котором опубликована статья  39

    4.2.6. Область кодированной информации, ISBN/ISSN и идентификационных номеров нетекстовых материалов  40

    4.2.7. Сведения об экземплярах  45

    4.2.8. Сведения о содержании документа  48



    4.2.9. Технологические элементы данных  56

    5. ПОРЯДОК РАБОТЫ КАТАЛОГИЗАТОРА ПРИ ВВОДЕ/КОРРЕКТУРЕ ДАННЫХ   60

    5.1. Обработка книг. 60

    5.1.1. Ввод новых документов  61

    5.1.1.1. Ввод описаний однотомных изданий.. 61

    5.1.1.2. Ввод описаний томов многотомных изданий.. 63

    5.1.2. Корректура документов  68

    5.1.3. Ввод описаний изданий в БД Электронного каталога через БД ЧИТАТЕЛЬ   69

    5.2. Обработка журналов.. 70

    5.2.1. Ввод новых журналов  71

    5.2.2. Регистрация новых поступлений   75

    5.2.3. Корректура документа - номера журнала  80

    5.2.4. Регистрация "Подшивок" газет и журналов  81

    5.3. Ввод аналитического описания статьи.. 82

    5.3.1. Ввод с клавиатуры   83

    5.3.2. Копирование в новый документ по результатам поиска  84

    5.4. Глобальная корректировка данных. 85

    5.5. Проверка фонда. 86

    6. ПОДГОТОВКА ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 88

    6.1. Получение каталожных карточек. 92

    6.2. Получение табличных форм.. 93

    7. КНИНООБЕСПЕЧЕННОСТЬ. ИНТЕГРИРОВАННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ.. 99

    7.1. Информационное обеспечение. 101

    7.1.1. БД Читатель  101

    7.1.2. БД Электронный каталог  102

    7.1.3. БД ВУЗ - Учебные дисциплины   104

    7.2. Технология. Порядок работы... 109

                                                 ИРБИС – это так же необходимо,

     

                                                                                                       как умение читать,

     

                                                                      и так же просто,

     

                                                                                              как взять с полки книгу.

    _____________________________________________________________


    Содержание раздела