Система автоматизации библиотек ИРБИС

Получение табличных форм


Подготовка выходных форм в табличном виде (типа Инвентарных списков и других таблиц) или в виде Библиографического списка выполняется в режиме ПРОСМОТР/ВЫВОД – ТАБЛИЦЫ в виде документа Microsoft Word в формате RTF непосредственно на печать или в файл.

При нажатии кнопки ТАБЛИЦЫ пользователю подается специальная форма, в которой нужно указать параметры для печати:

  • диапазон номеров (по умолчанию – вся БД), на подплоскости БАЗА ДАННЫХ/MFN задать диапазон номеров для печати, на подплоскости РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА заданием диапазона номеров можно дополнительно отсечь документы, найденные по результатам поиска, но не попадающие в заданный диапазон;

  • имя таблицы/указателя определяется по ниспадающему меню ВЫХОДНОЙ ФОРМАТ (кнопка расширенных средств ввода). Перечень выходных форм, получаемых в режиме ТАБЛИЦЫ, представлен в Таблицах  4 – 5;

  • носитель: кнопки БУМАГА или ФАЙЛ;

  • заголовок 1, 2, 3 позволяет вывести произвольный текст перед печатью формы (параметр необязательный).

    • После нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ и указания пользователем пути и имени файла сохранения выходной формы начинается процесс ее формирования.

    Для корректировки оригинал-макета и его последующей печати нужно использовать Microsoft Word (выходные документы формируются в формате RTF).

    Отбор записей для получения выходных форм может определяться либо заданием интервала номеров в БД (подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN), либо по результатам последнего поиска (подплоскость РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА).

    В частности, могут быть полезны следующие виды поиска (режим ПОИСК, ниспадающее меню ВИД ПОИСКА):

  • Для отбора книг за определенный период времени

    – выбрать "Дата поступления" (в виде ГГГГММДД, то есть с точностью до дня); при необходимости отобрать документы, например, за месяц можно удалить цифры дня в термине запроса, проведя поиск "с усечением";

  • Для отбора партии книг по номеру КСУ



    – выбрать "Номер КСУ".

    • При подготовке Библиографического Указателя в разработанном варианте обеспечивается многоуровневая сортировка по первой


    Предметной рубрике и ее подрубрикам, расстановочному шифру, автору или заглавию.

    При подготовке формы "Систематический Указатель общий" (форма TABSUW) обеспечивается многоуровневая сортировка по всем Издательским индексам, автору или заглавию. При печати индекс заменяется текстом (расшифровкой). При этом Издательский индекс может быть введен в документы разных видов — Книги, Аналитические описания, Статьи из оглавления сборника с общим заглавием или номера журнала. Подборки номеров журналов включаются в Указатель в соответствии с Индексами, введенными в запись БО журнала. Записи, имеющие несколько индексов, представлены в соответствующих разделах в виде полных описаний.

    При подготовке формы "Систематический Указатель (основные записи с ссылками и указателями" (форма TABSU0) также обеспечивается многоуровневая сортировка по всем

    Издательским индексам, автору или заглавию. Но при этом в форму отбираются только записи книг и аналитические описания. Записи, имеющие несколько индексов, представлены в виде полного описания только в разделе по первому индексу, во всех остальных – ссылкой на номер записи с полным текстом. Кроме Основного ряда, автоматически подготавливаются Авторский указатель (все лица с первичной и вторичной ответственностью, введенные в поля, предназначенные для включения в словарь авторов) и Географический указатель (рубрика полностью).

    Для подготовки Систематических указателей обоих видов пользователь должен подготовить справочник для ввода (иерархический, до 4-х двухпозиционных уровней – ii.tre) и справочник для вывода (используется для раскодировки в выходных формах и в словаре) – обычного вида (ii.mnu). Примеры обоих справочников имеются в дистрибутиве.

    При подготовке ii.tre необходимо обратить внимание на следующее:

    ·         в документ вносится полный индекс до разделительного знака, текстовая часть используется только систематизатором для определения нужного индекса;



    ·         значения индексов всех уровней, кроме первого, должны быть двухсимвольными (то есть перед индексом, состоящим из одной цифры, должен стоять пробел);

    ·         значение индекса первого уровня не должно иметь впереди пробела;

    ·         индекс каждого следующего уровня должен отделяться от предыдущего точкой;

    ·         в конце индекса точку не ставить;

    ·         полный индекс должен отделяться от текста разделительным знаком " – " (пробел дефис пробел).

    При подготовке ii.mnu необходимо обратить внимание на следующее:

    ·         значения полных индексов всех уровней, кроме первого, должны полностью совпадать с соответствующими индексами справочника ii.tre;

    ·         значение индекса первого уровня должно быть двухсимволным (то есть перед индексом, состоящим из одной цифры, должен стоять пробел);

    ·         текстовая часть без изменения выводится в выходной формат (взамен индекса) и в словарь (в словаре, естественно, иерархия будет соответствовать наполнению БД каталога);

    ·         если Пользователю нужно, чтобы в выходной форме присутствовали и индекс, и текстовая часть, то в справочнике ii.mnu в текстовую часть нужно включить и сам индекс (в любом виде).

    Благодаря такой организации справочников полному индексу можно ставить в соответствие только текст самого нижнего уровня, что, с одной стороны, облегчает работу по его подготовке, а с другой – непосредственную работу каталогизатора (систематизатора).

    Сортировка всех видов указателей производится с учетом разметки основного заглавия, позволяющего не включать выделенный фрагмент текста в ключ сортировки (например, артикли), а также заменять часть текста (например, числительные) другим значением – см.


    п.4.1.2

     

    Таблица 4

    Выходные табличные формы типа Библиографических списков

    Имя

    формы

    		 Вид выходной формы

    		 Пояснения к форме
    TABBUW

    		 Библиографический указатель (по предметным рубрикам) - выбирается только первая рубрика на всю ее глубину.

    		 Сортировка: 1-й предметный заголовок, далее – заголовок БО (автор и/или заглавие). Документы без Предметного заголовка в выходную форму не включаются
    TABBAW

    		 Библиографический указатель (по автору и/или заглавию)

    		 Сортировка: заголовок БО (Автор/КА), заглавие, номер тома, источник статьи (заглавие, год, номер)
    TABBNW

    		 Библиографический указатель  новых поступлений (по автору и/или заглавию) с указанием расстановочного шифра

    		 Сортировка: заголовок БО (Автор/КА), заглавие, номер тома, источник статьи (заглавие, год, номер).
    TABSUW

    		 Систематический указатель  по всем индексам (общий, включая статьи из оглавления)

    		 Сортировка: все издательские индексы, заголовок БО (Автор/КА), заглавие, номер тома, источник статьи (заглавие, год, номер)

    TABS0W

    		 Систематический указатель по всем индексам  (только основные записи, с ссылками и указателями)

    		 Сортировка: все издательские индексы, заголовок БО (Автор/КА), заглавие, номер тома, источник статьи (заглавие, год, номер)
    Выходные табличные формы типа "Инвентарный список", систематизированы по следующим аспектам в соответствии с различными требованиями Пользователей (оставлено всего 4 таблицы):

    ·         Новые поступления (в одном документе все экземпляры получены в одной партии, с одним номером КСУ, БО выводится один раз для всех экземпляров):

    ·         TABINW – Индивидуальный учет (все полученные экземпляры имеют статус "0"); в выходную таблицу столбец с нумерацией не включается;

    ·         TABIUW – Общий

    (есть экземпляры со статусом "U"); в выходной таблице присутствует столбец с нумерацией.



    ·         Сквозная сортировка ( в одном документе могут присутствовать экземпляры из разных партий (с разными КСУ); БО выводится к каждому Инвентарному номеру отдельно):

    ·         TAB4BW – Индивидуальный учет (все полученные экземпляры имеют статус "0"); в выходную таблицу столбец с нумерацией не включается;

    ·         TAB4OW – Общий

    (есть экземпляры со статусом U); в выходной таблице присутствует столбец с нумерацией.

    Все таблицы содержат общий набор столбцов (кроме оговоренных выше), охватывающий ВСЕ потребности пользователей ИРБИСа. Столбцы выходного документа, которые конкретному пользователю не нужны (например, ЭД “Место хранения” и “Раздел знаний”), могут быть им удалены либо средствами WORD из полученного выходного документа, либо путем подготовки собственных форматов.

    В Таблице 5 представлены остальные табличные формы.

    Таблица 5

    Выходные табличные формы типа отчетных документов

    №

    		 Имя табличной формы

    		 Вид выходной формы

    		 Пояснения к форме
    1

    		 TNNJW

    		 Непоступившие номера журналов

    		 Из отобранных записей в форму выводится краткое БО журнала и список непоступивших номеров за один, два, три или четыре квартала (интервал (год/квартал) задается пользователем); анализ – исходя из периодичности издания
    2

    		 TABKOW

    		 Книгообеспеченность студентов (1)

    		 Из отобранных записей (отбор по ЭД "ВУЗ" или любым другим ЭД) выводится список документов, анализируется общее число экземпляров для заданных значений факультета и/или кафедры и/или дисциплины и на основе введенного при подготовке формы числа студентов рассчитывается число экземпляров на одного студента

    3

    		 TABKOJW

    		 Книгообеспеченность (2) - интегрированная технология - см. Примечание

    		 Отличия от предыдущей формы: 1.Учитывается множественная предназначенность учебников для студентов разных факультетов, семестров, специальностей. 2.Число студентов определяется автоматически по БД Читатель.
    4

    		 KOUPL1

    		 Книгообеспеченность (3) – интегрированная технология – см. п.7

    		 Отличия от предыдущей формы: счет отдельно для осенних и весенних семестров; большой диапазон возможностей отбора записей для формы.
    5

    		 TABF1W

    		 Справка о поступлении книг в библиотеку

    		 Отбор записей – по дате ввода; Форма стандартная
    6

    		 TABF3W

    		 Лист актового учета

    		 Отбор записей – по номеру Акта; Форма стандартная
    7

    		 LAND

    		 Спрашиваемость литературы

    		 Для отобранных записей выводится БО, шифр и число выдач документа в режиме "Книговыдача"
    8

    		 TPRFA

    		 Проверка фонда – АКТ

    		 Отбор записей по словарю "Проверка фонда (Прошли проверку)"; Форма стандартная
    8

    		 TPRFI

    		 Проверка фонда – Инвентарный список

    		 Отбор записей по словарю "Проверка фонда (Прошли проверку)"; Форма стандартная
    <


    Примечание 1:

    Для реализации формы 3 ("Книгообеспеченность" по интегрированной технологии) в БД читателей должна быть внедрена работа по следующей технологии:

    ·         одноразово вводятся сведения об учебных дисциплинах (по кафедрам):  для каждого значения "Факультет/Семестр/Специальность" – отдельный документ типа "VUZ" (специальный РЛ);

    ·         в записи читателя (студента) в соответствующих полях вводятся данные "Учебный год/Факультет/Семестр/Специальность" (неповторяющееся поле) и "Изучаемые дисциплины" (повторяющееся поле, данные в которое вводятся автоматически при сохранении документа на основе сведений из РЛ "VUZ");

    ·         "перевод" студентов на следующий учебный год/семестр производится путем глобальной корректировки; при этом поле "Изучаемые дисциплины" автоматически корректируется; предварительно в записи студентов, которые не переводятся по каким либо причинам, вводится соответствующая пометка (индивидуально);

    ·         формируются соответствующие словари "Студенты" и "Учебные дисциплины".

     

    Примечание 2: Новая, интегрированная, технология ведения задачи книгообеспеченности (см. п.8.) позволяет получить выходные формы, более соответствующие потребностям как самих ВУЗов, так требований к ним со стороны Министерства высшего образования РФ. Поэтому форма  TABKOJW в настоящее время оставлена в настоящей таблице условно.


    Содержание раздела