Рабочий лист для ввода монографического описания книги
РЛ (№ 1-2) с именами PAZK и PVK (Таблица 1) предназначены для ввода монографических описаний однотомного издания или отдельного тома многотомного издания, имеющего частное заглавие. Конкретный вид описания, выбор первого элемента описания (основное заглавие или заголовок) определяется каталогизатором по общим правилам традиционной технологии; код РЛ мнемонически связан с видом БО. РЛ содержат по 8 страниц и различаются только наличием и составом полей для заголовка описания.
Первая страница "Дублетность" предназначена для проверки на дублетность вновь вводимого документа с введенными в электронный каталог ранее.
При этом используется алгоритм Автоматической Свертки Текста (АСТ), по которому из заданного текста (ЭД или набор ЭД) выбираются первые символы каждого слова, начиная с последнего (слова), затем вторые символы и т. д. до тех пор, пока будет отобрано 14 символов или текст будет выбран полностью.
Примечание: АСТ начиная с версии ИРБИС 2001-1 изменен (значительно усилен), что позволяет идентифицировать разные издания с однословным заглавием, начинающимся с одной и той же буквы, при прочих совпадающих ЭД.
Проверка проводится по совокупности следующих кратких данных, называемых в дальнейшем "сверткой":
· 2 последние цифры года издания;
· первые 9 символов фамилии автора — заголовка описания и АСТ заглавия или АСТ, включающего наименование коллектива — заголовка описания и заглавие;
· номера выпуска и части (начиная с их цифровых частей и до конца, а при отсутствии в них цифровой части – полные данные);
· объем документа (число страниц или других единиц измерения).
Документы, дублетные по “свертке”, дополнительно проверяются на совпадение ISBN или Идентификационного номера нетекстового материала (нот и др.).
Если в результате проверки система находит идентичный документ, на экране появляются сообщение о дублетности, "свертка" найденного документа и его номер в БД.
В этом случае на место введенной информации нужно вводить сведения о другой книге, а сведения о дублетной книге ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному MFN (номер в БД).
Примечание: При обнаружении дублетной записи система не дает выхода из поля, на котором проводится проверка. Поэтому прежде, чем начинать ввод другой записи вместо обнаруженной дублетной, нужно удалить или изменить значение данных в поле, на котором стоит курсор (при этом, естественно, снимается сообщение о дублетности), "опустошить" документ (вид рабочего листа сохраняется) и вводить новые данные.
На следующих страницах РЛ последовательно предлагается вводить данные из соответствующих областей БО:
На 2-й странице "Основное БО" — сведения о лицах и коллективах, несущих интеллектуальную ответственность за создание документа (первый автор/коллектив — заголовок описания, "другие авторы" и "другие коллективы", причем, если описание типа "под заголовком", то их может быть не более 2-х, если "под заглавием", то число их не ограничивается; редакторы и т. п.); область заглавия и сведений об ответственности; сведения об издании; сведения о специфических данных документов (отчеты о НИР, патенты, НТД и юридические (типа "Введен с …" и др.), электронные ресурсы); выходные данные; количественные характеристики;
На 3-й странице "Расширенное БО" – расширенные библиографические данные: примечания; другие заглавия, область серии, в которую при монографическом описании тома записывается заглавие и другие данные общей части БО многотомного или сериального издания;
На 4-й странице "Редкие" — специфические данные о редких книгах: наличие автографа и экслибриса; состояние (сохранность); разные пометы, а также данные о приплетенных изданиях;
На 5-й странице "Коды" — кодовая информация, ISBN и цена, физические характеристики;
На 6-й странице "Экземпляры" — сведения экземплярах (заказанных, полученных и выбывших);
На 7-й странице "Систематизация" – данные о содержании документа (индексы Рубрикатора ГРНТИ, УДК/ББК и другой классификации, "Авторский знак" или систематический (расстановочный) шифр, ключевые слова, предметные и географические рубрики, "раздел знаний" и издательский индекс, "содержание", аннотация), а также сведения о назначении учебной литературы и шифр документа в БД;
На 8-й странице "КО" — сведения о назначении учебной литературы для Пользователей-ВУЗов, которые применяют новую, интегрированную, технологию задачи "Книгообеспеченность студентов учебной литературой", начиная с версии ИРБИС 2002.2;
На 9-й странице "Технология" — дата и инициалы лица, осуществившего ввод документа; сведения о графических данных и полных текстах (внешних объектах); дополнительные (управляющие) данные для Каталожных карточек и "архивные (первоначальные) данные" об экземплярах до их списания и до изменения в процессе проверки фонда, а также код РЛ и поле "Количество выдач".
Полнота представления информации полностью определяется методикой, принятой в Организации, ведущей электронный каталог; обязательными являются (контролируются автоматически и так же, как и дублетные записи, блокируются на ввод) лишь следующие основные данные: наличие заглавия, дублетность штрихкода и наличие статуса экземпляра. Контроль других элементов данных является диагностическим (предостерегающим) и не вызывает блокировки ввода. Для кодовых значений данных принят следующий принцип контроля: данные могут отсутствовать, но, если они введены, их корректность должна быть обеспечена обязательно.
При получении 2-го и последующих томов одного издания (описываемых под собственным заглавием или заголовком) имеется возможность копировать документ введенного ранее тома с последующей корректировкой скопированного документа и дополнения его оригинальной информацией (см. п.п. 5.1.1.2.1, 5.3.2 и Таблицу 2).
