Сведения о содержании документа
Пользователю предоставляется возможность применять для ввода информации о содержании документов разные средства; однако наиболее развит в системе режим поиска по Рубрикатору ГРНТИ.
УДК
Применение УДК, как поискового языка, очень ограничено; индексы УДК вводятся как повторяющееся поле (простые индексы до знака "+") и в таком виде выводятся в поисковый словарь; поиск возможен либо по полному, либо по усеченному справа индексу.
Использование Алфавитно-предметного указателя (АПУ) к УДК (один из видов Авторитетных файлов) существенно расширяет возможности поиска. Используя АПУ при вводе, можно в режиме мультиввода в повторяющиеся поля за одно обращение к словарю ввести необходимое число индексов УДК.
Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из первого из введенных индексов УДК (при отсутствии систематического шифра и индексов другой классификации) и Авторского знака.
Начиная с версии ИРБИС 2002.2, УДК вводится через вложенный РЛ, в котором дополнительно вводится ЭД "Издание, по которому определен индекс УДК" и Авторского знака.
ББК
ББК применяется как альтернатива УДК; порядок представления индексов ББК в поисковом словаре такой же, как и для индексов УДК.
При наличии у пользователя Алфавитно-предметного указателя к ББК его можно использовать аналогично описанному для УДК.
При использовании Авторитетных файлов Предметных рубрик, в которых зафиксировано соответствие рубрик и индексов ББК, последние вместе с рубрикой также вводятся в каталогизируемый документ (специальные подполя в полях Предметных и Географических рубрик), а при сохранении документа переносятся в поле ББК. Для исключения повторного переноса данных производится проверка, содержат ли поля ББК первый и последний индексы ББК из полей предметных и географических рубрик.
Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из первого из введенных индексов ББК (при отсутствии систематического шифра, индексов другой классификации и УДК) и Авторского знака.
Индексы другой классификации
Другая классификация, например, разработанная в организации-пользователе системы ИРБИС, может применяться наряду с УДК или ББК; индексы также выводятся в словарь (отдельный); порядок их представления в поисковом словаре такой же, как и для индексов УДК/ББК, ввод осуществляется с использованием пользовательского меню.
Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из первого из введенных индексов Другой классификации (при отсутствии систематического шифра) и Авторского знака.
Систематический шифр
Этот ЭД используется в том случае, когда расстановочный шифр, применяемый пользователем, составляется из укороченного индекса УДК/ББК и Авторского знака (этот индекс записывается в поле систематического шифра), а также в случае, когда систематический шифр является вторым, дополнительным (например, при использовании в качестве основной форматно-порядковую расстановку). Укороченный индекс УДК/ББК, введенный в это поле, в полях УДК/ББК повторять не нужно.
Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из систематического шифра и Авторского знака.
Авторский знак
Этот ЭД используется в том случае, когда расстановочный шифр, применяемый пользователем, создается на основе 1-го индекса УДК или ББК, или Другой классификации (т.н. расстановочного индекса), или Систематического шифра; он вводится с использованием меню ("Таблицы Хавкиной"), системой не контролируется.
Если ЭД "Шифр документа в БД" отсутствует, то при наличии хотя бы одного из полей УДК, ББК, Индекса другой классификации или Систематического шифр, при сохранении документа автоматически формируется Авторский знак (с одновременным формированием шифра).
Примечание: Если пользователь не применяет авторского знака при формировании расстановочных шифров, то он должен установить признак отмены для автоматического формирования авторского знака (в ORG.MNU в параметре "9" поставить значение "1").
Формирование Авторского знака проводится в соответствии с HAV.MNU (двузначная или трехзначная таблица) согласно "Правил применения авторских таблиц", помещенных в книге: Хавкина Л.Б. Трехзначные авторские таблицы, согласованные и соединенные с двузначными. С приложением двузначных таблиц для иностранных языков. 6-е испр. изд. Под ред. проф. О.В. Григорьева. М.,: "Книга", 1965. – 180 с.
· За основу берется первое слово заголовка описания (Автор, Коллективный автор или Заглавие соответственно книги (моноиздания) или общей части многотомника, или Унифицированный заголовок формы, или Издатель юридического документа – в соответствии с §§ 2-10,12,14-16 "Правил …" по данным заполнения указанных выше полей;
· Для томов издания с заглавием “Собрание сочинений” дополнительно к Авторскому знаку, определенному по таблице, добавляется номер тома – в соответствии с § 13 "Правил …";
· Для книг, описанных под заглавием, которое начинается с числительного, обозначенного цифрами, в соответствии с § 18 "Правил …" авторский знак должен формироваться по словесному обозначению числительного – правила разметки заглавий для этого случая описаны (см. п.4.1.1);
· Для биографических и биобиблиографических изданий, описанных под заглавием, начинающимся с имени лица, которому посвящено издание, Авторский знак должен формироваться на фамилию – правила разметки заглавий для этого случая также описаны (см.
п.4.1.1).
· Требования, изложенные в "Правилах …" по §§ 11,14,17 и 19-22, автоматически не могут быть выполнены и требуют дополнительной корректировки авторского знака и, соответственно, Шифра.
Шифр документа в БД (уникальный идентификатор документа в БД)
Этот ЭД несет особый смысл в автоматизированной системе, являясь уникальным идентификатором документа (описания издания) в БД; все экземпляры издания, записанные в одном документе, имеют один и тот же шифр.
В то же время этот ЭД не гостирован и определяется системой внутрибиблиотечной обработки изданий. При определенных организационных мероприятиях Шифр издания может участвовать в системе расстановки книг в хранилище, создавая тем самым в БД отсылку от БО издания к месту его расположения (актуально в задачах книговыдачи).
При определении ЭД "Шифр документа в БД" возможны 3 варианта:
· В библиотеке существует традиционная система маркировки изданий, которая сохраняется. В процессе предмашинной обработки на издание записывается присвоенный ему шифр, который затем в процессе ввода переносится в документ БД. При этом пользователем должны быть обеспечены два условия: уникальность шифра для каждого издания (это контролируется автоматически) и наличие одного и того же шифра для всех экземпляров издания;
· Часть библиотек применяет расстановочные шифры, построенные на основе индексов УДК (или ББК, или индексов оригинальной внутрибиблиотечной классификации) и "Авторского знака"; при этом в некоторых библиотеках такой шифр составляется на основе укороченного индекса УДК, который записывается при вводе в поле "Систематический шифр", в других используется первый ПОЛНЫЙ индекс классификации, применяемой в библиотеке, а Авторский знак записывается в отдельное поле (см. выше).
В любом случае такой шифр не является УНИКАЛЬНЫМ для документа в БД.
Поэтому система при отсутствии в записи заполненного поля "Шифр документа в БД" автоматически формирует его из первого индекса (УДК или ББК, или Индекса другой классификации, или систематического шифра) и авторского знака, дополняя построенный таким образом шифр "случайным числом", которое вырабатывает Генератор случайных чисел.
При формировании расстановочного шифра приоритет отдается Систематическому шифру, затем Индексу другой классификации и только при их отсутствии шифр строится из индексов УДК/ББК.
Примечание: Если вносятся изменения в поля, участвующие в формировании ЭД "Шифр документа в БД", то каталогизатор должен либо внести соответствующие изменения и в это поле, либо удалить поле целиком (тогда в последнем случае оно автоматически будет создано заново). Исключение - для журналов, где поле Шифра не должно корректироваться никогда (см. п. 5.2);
· библиотека не применяет никакой системы шифровки; в этом случае поле шифра создается автоматически для идентификации всех экземпляров издания, описанных в одном документе Базы данных, но шифр не имеет содержательного для пользователя смысла (формируется генератором случайных чисел).
Если не введен ни один из ЭД, на основе которых формируется ЭД "Шифр", то при сохранении документа система автоматически записывает в это поле знак "-" и случайное число; эту информацию необходимо удалить прежде, чем выполнить окончательное сохранение документа.
Особенно важное значение имеет использование ЭД "Шифр" при обработке журналов (см. п. 5.2). Система автоматически формирует уникальный шифр документа - отдельного номера журнала, беря за основу шифр издания в целом (введенный каталогизатором или созданный автоматически) и наращивая его нумерационными выходными данными в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>.
В юридических документах и НТД в шифр можно включать номер ГОСТа, Закона, Постановления и т.п., поскольку они являются уникальными идентификаторами документа.
Для упрощения работы в РЛ AUNTD в поле "Шифр" подключается меню с аббревиатурами видов соответствующих документов. В любом варианте структуры ЭД "Шифр документа в БД" проверяется на дублетность и включается в поисковый словарь.
Индексы Рубрикатора ГРНТИ
Применение Рубрикатора ГРНТИ, как средства тематического общения между автоматизированными системами страны, предполагается обязательным и контролируется (контроль диагностический); контролируется также и структура индекса (триады: 2 цифры и точка - на глубину до 3-х уровней). Индексирование по словарю с помощью специальных средств расширенного ввода (см. "Общее описание системы п.п. 3.4.2.5 и 2.3.1.1").
В системе имеются развитые средства тематического поиска по Рубрикатору ГРНТИ, который предлагается в качестве основного режима.
Предметные и Географические рубрики
В этих полях предлагается использовать индексирование на языке предметных рубрик. Структура этих полей (Предметный или Географический заголовок, 3 уровня тематических подзаголовков, 3 уровня географических подзаголовков, один хронологический подзаголовок и один формальный (аспект)) предназначена для отражения содержания политематических документов (поля повторяющиеся). В поисковый словарь выводится полная рубрика (подзаголовки разделяются двумя дефисами "--" — Словари соответственно предметных и географических рубрик), а также отдельные слова (Словарь ключевых слов). Словари предметных и географических рубрик пополняются по мере поступления в БД новых документов, и при вводе рубрик можно не вводить их с клавиатуры, а за одно обращение к словарю перенести все отмеченные рубрики (из тех, что были введены в БД ранее в другом документе). При использовании при вводе авторитетного файла дополнительно переносятся также и индексы ББК (до 5-и индексов в каждой рубрике), которые при сохранении документа будут введены в поля ББК.
Примечание: Для исключения повторного ввода данных в поля ББК при переносе их из полей Предметных и Географических рубрик проводится контроль на присутствие в полях ББК первых индексов из первого и последнего повторений полей рубрик, и если хотя бы один из них отсутствует, переносятся все индексы.
Каталогизатор может откорректировать перенесенные ББК, дополнить их по своему усмотрению или исключить лишние. В том случае, когда проводилась корректировка перенесенных индексов, рекомендуется удалить индексы ББК из полей Предметных и Географических рубрик для исключения возможного их повторного переноса.
Ключевые слова (в свободной форме) и Аннотация
Эти поля заполняются в свободной форме и не контролируются системой.
Ключевые слова (имеет смысл вводить только те слова, которые не встречаются в полях библиографических данных) вводятся как повторяющиеся поля; в поисковый словарь ключевых слов выводится значение поля полностью (словосочетание), а также и отдельные слова. Ключевые слова можно вводить с использованием словаря в режиме мультиввода как в повторяющиеся поля, так и набирать отдельные слова из словаря в отдельное повторение поля (в последнем случае слова разделяются запятой).
Аннотация выводится в формате просмотра документов безусловно, а в основных КК – только для документов, в которых ЭД "Характер документа" определен как "каталог" (если нет указания об изменении порядка вывода – см. п.4.2.9). Она вводится с использованием многострокового окна; при необходимости представления аннотации в выходном документе в виде абзацев, нужно вводить каждый абзац как повторяющееся поле. В поисковый словарь ключевых слов выводятся специально размеченные слова или словосочетания из аннотации (заключенные в угловые скобки <>).
Учебная литература
|
ЭД: |
Факультет, Кафедра, Специальность, Дисциплина, Курс, Семестр, Признак основной/дополнительной литературы |
На основе данных этого поля может быть получена выходная форма "Книгообеспеченность студентов", в которой число документов, отобранных из БД ЭК в результате поиска по заданным критериям, делится на число студентов, которое определяется автоматически по БД читателей по тем же критериям. При этом если учебники имеют не единственное предназначение (введены повторяющиеся поля), то при подготовке формы учитывается только парциальная часть экземпляров, соответствующая заданным критериям.
Учебная литература (КО)
|
ЭД: |
Факультет. Номер учебного плана или Уникальный номер дисциплины. Кафедра выпускающая. Кафедра читающая. Учебное направление. Специальность. Дисциплина. Семестр. Цикл дисциплин. Уровень компонента. Вид обучения. Форма обучения. Признак основной / дополнительной литературы |
Это поле представляет расширенную информацию о назначении учебников и учебных пособий для Пользователей-ВУЗов, которые применяют новую, интегрированную, технологию задачи "Книгообеспеченность студентов учебной литературой" (начиная с версии ИРБИС 2002.2). Все ЭД вводятся с использованием справочников – меню и учитывают требования Министерства высшего образования. ЭД "Номер учебного плана" и "Дисциплина" вводятся с использованием словаря БД ВУЗ, организацию которой предполагает интегрированная технология. Использование одного из опорных ЭД "Номер учебного плана" или
"Уникальный номер дисциплины" определяется Пользователем в соответствии с принятой им методикой.
Это поле специально вынесено на отдельную страницу в РЛ PAZK, PVK и SPEC. Подробное описание работы дано в разделе 8.
Сведения о рецензируемом документе
|
ЭД: |
Заглавие. Автор – заголовок описания рецензируемого документа. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Сведения, относящиеся к заглавию. Выходные данные (город, издательство, год издания, число страниц – в текстовой форме). ISBN. Идентификатор нетекстового материала. Шифр документа в БД |
Поле используется при вводе аналитического описания рецензии; в нем указываются данные о рецензируемом документе. Поле может повторяться в случае описания рецензии на несколько документов. Если рецензируемые документы уже были введены в БД ранее, то полные сведения о них можно получить, используя вход в словарь по заглавию. Если рецензируемый документ отсутствует в БД, то ввод производится в обычном порядке:
Правила записи автора в сведениях о рецензируемом документе такие же, как и в других полях, объединяющих ЭД из разных областей БО, – ЭД заполняется, если авторов не более 3-х, фамилия записывается вместе с инициалами (через пробел) или полным именем (отделяется от фамилии запятой и пробелом); может быть введен через словарь.
ЭД "Сведения об ответственности", как и в других полях, может быть введен следующими способами:
· с клавиатуры,
· через словарь (мультиввод всех лиц в неповторяющееся подполе, отдельные ФИО разделяются точкой с запятой),
· автоматически сформирован (или пополнен, если информация была введена до сохранения документа) из введенных данных об авторе - заголовке описания с учетом указаний о допустимости инверсии фамилии и инициалов или полного имени.
Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы (например, введены данные типа "Редкол.:", изменены падежи фамилий, полные имена заменены инициалами и др.).
Выходные данные (в отличие от других областей описания документа) в данном поле вводятся в текстовом виде со всеми разделительными знаками, включая предшествующий, согласно ГОСТ 7.1-84. Издательство (вместе с городом) может быть введено через словарь; при этом ставятся нужные разделительные знаки, включая области для года издания и числа страниц, которые нужно ввести с клавиатуры.
Автор и Заглавие рецензируемого документа включаются соответственно в словари авторов и заглавий с пометой "\Реценз.док.\", отдельные слова из заглавия – в словарь ключевых слов; по наличию этого поля также формируется термин в словаре "Характер документа".
При поиске может быть реализована связь между документом-рецензией и рецензируемым документом для одновременного их просмотра и вывода.
Содержание сборника. Оглавление выпуска журнала. Приложение на вкладках
|
ЭД: |
1,2,3-й авторы. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Заглавие. Сведения об ответственности. Страницы. Иллюстрации. Ключевые слова (1,2,3-я темы). Издательский индекс |
При вводе данных в это поле используются все методы, описанные выше для аналогичных ЭД в других полях, и соблюдаются те же принципы:
· Авторы (фамилия, инициалы или полное имя) могут быть введены за одно обращение к словарю (мультиввод в отдельные подполя); при вводе с клавиатуры соблюдается правило, по которому инициалы отделяются от фамилии пробелом, а полное имя отделяется от фамилии запятой и пробелом;
· В ЭД "Сведения об ответственности" редакторы и другие лица могут быть также введены за одно обращение к словарю (мультиввод в одно подполе, отдельные ФИО разделяются точкой с запятой). При сохранении документа перед введенными данными будут дополнительно введены сведения об авторах (с учетом указания о допустимости инвертирования ФИО, относящегося ко всем авторам). Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы (например, введены данные типа "Редкол.:", изменены падежи фамилий, полные имена заменены инициалами и др.);
· сведения об иллюстрациях вводятся через меню (только одно значение).
При вводе ЭД "Страницы" обозначение не вводится - в выходных документах наименование единицы измерения из ORG.MNU (для кода "5" по умолчанию установлено значение "стр.");
ЭД "Издательский индекс" (вводится через меню) определяет, что данная статья должна быть выведена в Систематический указатель в формате аналитического описания.
Если при каталогизации Сборника с общим заглавием в ЭД "Содержание" вводятся сведения не обо всех, а только об отдельных статьях, можно сделать об этом помету в поле "Тираж КК …" на странице РЛ "Технология" (см. п.4.2.9) - в выходных документах будет выводиться константа "Из содерж.".
Авторы, заглавие и ключевые слова (полностью и отдельные слова) выводятся в соответствующие поисковые словари; отдельные слова из заглавий включаются также в словарь ключевых слов.
