Сведения об экземплярах

Поле повторяющееся; каждое повторение определяет сведения:

·         об одном экземпляре издания, хранящемся в одном подразделении по системе индивидуального учета или заказанном для него (ЭД "Статус" может принимать любое из допустимых значений, кроме “C” и “U”), или

·         о группе экземпляров издания, хранящихся в одном подразделении по системе безынвентарного учета, например, в вузовских библиотеках (ЭД "Статус" имеет значение “U”) или

·         о группе экземпляров издания, направленных в одну из библиотек ЦБС (ЭД "Статус" имеет значение “C”)

ЭД "Статус" (вводится через меню) является обязательным во всех вариантах заполнения поля "Сведения об экземплярах" для заказанного или уже полученного экземпляра (единственное технологическое исключение – см ниже по тексту для статуса R).

При индивидуальном описании экземпляра код статуса полученного экземпляра – "0" (получен, свободен, может быть выдан читателю), а код статуса заказанного экземпляра – "2" (еще не поступал, ожидается). Коды статуса 3,4,5,6 говорят о том, что экземпляр не может быть выдан читателю (находится в переплете, утерян, списан и др.); эти данные могут быть введены ответственным лицом (каталогизатором) путем корректуры документа.
Коды статуса "0" и "1" ( экземпляр свободен или выдан читателю) корректируются системой в процессе ведения задачи книговыдачи.

Код статуса "С" означает, что полученная для отдельной библиотеки ЦБС группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, отражается в центральном электронном каталоге (при наличии самостоятельных каталогов библиотек сети) только общим числом экземпляров и не выдается читателю, в то время, как в каталогах библиотек сети они представляются индивидуально и могут быть выданы; в выходном документе "Инвентарный список" эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени учитываются.

Код статуса "U" означает, что полученная группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, (например, при безынвентарном учете учебников в ВУЗе), отражается в электронном каталоге общим числом экземпляров. Выдача читателю производится при наличии свободных (еще не выданных) экземпляров без фиксирования его конкретного номера; число выданных экземпляров автоматически корректируется в специальном подполе в процессе ведения задачи книговыдачи. В выходном документе "Инвентарный список" и в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени экземпляры учитываются общим числом.

Код статуса "R", временный (до сохранения документа), технологический, используется в технологии для облегчения ввода группы экземпляров, описываемых индивидуально и различающихся лишь последовательными инвентарными номерами и местом хранения (остальные ЭД – место хранения, номер партии (КСУ, акт), канал поступления, цена и дата ввода – у них одинаковы - см. ниже п.5.1.1); поля экземпляров со статусом "R" при "сохранении" документа автоматически "размножаются" соответственно указанному ЧИСЛУ таким образом, что в каждое из них вводятся:

·         Статус 0;

·         ЭД "Инвентарный номер", отличающийся от предыдущего на 1; при этом ПЕРВОМУ экземпляру присваивается инвентарный номер, значение которого либо равно заданному, либо равно 1 (при отсутствии заданного значения в поле со статусом "R");



·         все остальные данные переносятся без изменения из поля, введенного со статусом "R".

Возможно применение технологии процесса "Размножение экземпляров", позволяющей вводить последовательные инвентарные номера экземпляров для разных мест их хранения:

·         за одно обращение к справочнику путем группового ввода в повторяющиеся поля отбираются и вводятся в документ направления (места хранения) всех экземпляров; при этом статус может либо отсутствовать, либо быть равным "2" (заказан);

·         вводится одно поле со статусом "R" (с указанием числа экземпляров и инвентарного номера первого из них) и всеми остальными ЭД, общими для всех размножаемых экземпляров;

·         при сохранении документа размноженные по инвентарным номерам экземпляры объединяются с направлениями; "лишние" направления формируются как заказанные со статусом "2".

Примечание: Это единственный случай, когда система позволяет временно (до сохранения) записать в документ поля экземпляров без ЭД "Статус" – поля, состоящие только из одного ЭД "Место хранения", и при наличии хотя бы одного поля со статусом "R".

ЧИСЛО экземпляров и НАЧАЛЬНЫЙ номер задаются в ЭД "Инвентарный номер экземпляра" через разделительный знак "/" (например, 5/12567 – 5 экземпляров, начиная с номера 12567).

Структура инвентарного номера определяется пользователем и не контролируется системой. Так, например, номер может начинаться с буквенной части (в разных хранилищах библиотеки могут применяться разные системы инвентарного учета), или с неизменяемой цифровой части, которая отделяется от изменяемой разделительным знаком, например, знаком "-" или "/" (система инвентарного учета экземпляров под одним инвентарным номером), или сочетание этих двух вариантов, или любая другая конструкция.



Определение структуры и начального значения для автоматического ввода "последовательных" номеров, среди которых каждый следующий отличается от предыдущего на 1, производится по следующему алгоритму:

·         для выделения из заданного начального номера изменяемой цифровой части система сканирует заданное значение, начиная справа, и определяет числовую часть его до первого встретившегося нецифрового символа (это – начальное цифровое значение инвентарного номера);

·         сканирование продолжается далее (справа налево) для выделения неизменяемой части инвентарного номера (это текст между первым встретившимся нецифровым знаком и последним символом "/", за которым (слева) стоит число);

·         если числовая часть справа отсутствует, считается, что начальный номер не задан и счет ведется с 1; при наличии неизменяемой части она включается в номер, изменяемая часть которого начинается с 1.

Примеры задания инвентарных номеров для размножения:

Введено 5/, результат размножения: 1; 2; 3; 4; 5;

Введено 3/123, результат размножения: 123; 124; 125.

Введено 3/1789-, результат размножения:1789-1; 1789-2; 1789-3;

Введено 4/АБ156, результат размножения: АБ156; АБ157; АБ158; АБ159;

Введено 2/К19/12, результат размножения: К19/12; К19/13;

В один документ можно ввести подряд необходимое число повторений поля со статусом "R", например, для групп экземпляров, полученных по разным каналам или направляемых в разные места хранения с разной системой инвентарных номеров. При этом начальный номер (если он нужен) ставится только в первом из них или, соответственно, в тех группах, где не должно быть непрерывности.

Штрих-коды, естественно, оригинальные, вводятся индивидуально для каждого экземпляра в полученные повторения поля. Также индивидуально для каждого экземпляра вводятся и другие данные, отличающиеся для разных экземпляров, - канал поступления и/или цена,



Экземпляр считается зарегистрированным, если присутствует ЭД "Дата поступления"; при этом для экземпляров индивидуального учета контролируется обязательность одного из ЭД: "Инвентарный номер" или "Штрих-код". Оба эти ЭД включаются в общий для них словарь и являются идентификатором экземпляра (используется в задачах книговыдачи); они проверяются на дублетность с ранее введенными значениями (но НЕ ВНУТРИ одного документа); при этом дублетный штрих-код системой не пропускается (запрещающий контроль), а дублетные инвентарные номера пропускаются (контроль диагностический).

Инвентарный номер можно вводить с использованием словаря "Инвентарные номера, сортированные", в котором (в отличие от общего словаря инвентарных номеров) длины цифровой части всех инвентарей выровнены до 8 цифр за счет ведущих пробелов. При задании в окне "Ключ" начальных символов искомого значения инвентарного номера, нужно пользоваться вводом ведущих (стоящих вначале) пробелов. При такой структуре словаря легко выйти на его окончание (или окончание части словаря), определив тем самым последний введенный инвентарный номер (это имеет смысл только при работе в АРМе "Каталогизатор", поскольку в АРМе "Комплектатор" работает другой аппарат определения последнего введенного инвентарного номера).

ЭД "Место хранения" и "Канал поступления" вводятся через меню (кодированная информация, специфическая для каждого пользователя).

ЭД "Место хранения" предполагает наличие в Библиотеке пользователя отделов или отделений; при этом предполагается, что в данном поле могут быть отражены заказанные (еще не полученные) экземпляры для определенных отделов. Сведения о полученных и заказанных экземплярах отражаются в формате выдачи.

ЭД "Цена" целесообразно вводить, для тех экземпляров, цены которых отличаются от введенной в области кодированной информации (в поле ISBN).

В ЭД "Дата" текущая дата может быть введена автоматически при одновременном нажатии клавиш <Alt> и <Д(L)> в формате ГГГГММДД.


Если дата не введена явным образом, при сохранении документа она будет введена автоматически.

ЭД "Идентификатор партии книг ("Номер записи КСУ", "Номер акта индивидуального учета")" вводится через кнопку "Настройка" перед началом работы с партией полученных книг и сохраняется до явного изменения (см. п.5.1)

При работе по интегрированной технологии системы ИРБИС оба номера "Идентификатора партии книг" создаются в АРМе "Комплектатор" и имеют определенную структуру, позволяющую вести аппарат "максимальных значений номера". В полной мере этот аппарат используется в АРМе "Комплектатор", но если работа по присвоению "Номера КСУ" и "Номера акта" осуществляется каталогизатором, то необходимо обеспечить соблюдение следующих принципиальных требований к структуре этих ЭД. Эти требования состоят в следующем: переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа "/", либо номер должен состоять только из цифр. Это соответствует системе нумерации записей в КСУ (сквозная в течение года, например, 1998/24), а для актовых номеров может быть применена структура, либо полностью идентичная КСУ, либо, например, по принципу А1998/24.

Данные по Списанию вводятся при работе в АРМе "Комплектатор" (задача "Выбытие") и здесь не рассматриваются.

Данные по проверке фонда вводятся через РЛ PRF и рассмотрены ниже (см. п.5.5)

Содержание раздела

---