Ввод новой записи "БО издания"
Работа состоит из следующих этапов:
· последовательно щелкнуть мышкой по кнопкам БО ИЗДАНИЯ (кнопка выбора типа новой записи) и НОВАЯ ЗАПИСЬ, в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран автоматически подается новый документ в формате РЛ OJK для ввода очередной записи БО издания;
· ввести библиографические данные, кодированную информацию и сведения о первом заказе на подписку, вызывая вложенные РЛ при появлении кнопки с тремя точками (сведения о первом заказе на подписку можно ввести и в отдельном сеансе работы в режиме корректировки записей — см. ниже п. 5.4.2.).
В процессе ввода данных в окне просмотра можно просматривать документ для самоконтроля.
При вводе нужно обратить внимание на следующие элементы данных (ЭД):
· "ЗАГЛАВИЕ для ЗАКАЗА" заполняется в том случае, если оно отличается от ЭД "ОСНОВНОЕ ЗАГЛАВИЕ" (например, уточнение заглавия путем указания места издания, форма приведения сведений о серии или другие формы, принятые в подписном каталоге и отличающиеся от правил составления БО). В выходные документы подписки приоритетно выводится заглавие для заказа, а при его отсутствии — основное заглавие и другие сведения к заглавию;
· "ВИД ДОКУМЕНТА" (газета, журнал — вводится с помощью меню) в области "Кодированной информации" должен быть заполнен обязательно;
· "ПЕРИОДИЧНОСТЬ" (кодовое и числовое значения вводятся одновременно с помощью меню) в области "Кодированной информации";
· "ШИФР ИЗДАНИЯ" для периодических изданий (журналов, газет) имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания. Если при работе по традиционной технологии в Библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку РЕКОМЕНДУЕТСЯ присваивать изданию ШИФР, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы).
В противном случае ИРБИС будет автоматически присваивать документам формальный шифр, который не связан с описанием издания. Для упрощения работы комплектатора по присвоению шифров по предлагаемому варианту, при вводе ЭД "ШИФР" после нажатия клавиши <F1> комплектатору предоставляется словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД "ШИФР" проверяется на дублетность.
Примечание: ДО ПЕРЕДАЧИ документа в БД каталога комплектатор может изменить (корректировать) ЭД "ШИФР", но ПОСЛЕ ПЕРЕДАЧИ этот ЭД, как правило, НЕ ДОЛЖЕН корректироваться ни комплектатором, ни каталогизатором. В исключительных случаях при необходимости корректировки должна быть обеспечена идентичность шифра издания как в БД комплектатора (в записи издания), так и в БД каталога (в записи БО издания и во всех отдельных записях на каждый зарегистрированный номер издания).
Для оформления подписки в первый раз необходимо заполнить следующие ЭД:
· "Период подписки" (обязательный ЭД): ввести с помощью меню (кнопка со стрелкой или клавиша <F2>) обозначение интервала и затем заполнить 4 цифры года подписки (заменив ими четыре точки); определены следующие периоды подписки: год, полугодие, квартал;
· "Индекс подписки" (обязательный ЭД); проверяется на дублетность;
· "Цена комплекта" (обязательный ЭД); при его отсутствии в выходных документах будет поставлено нулевое значение;
· "Цена доставки" комплекта (ЭД не обязательный);
· "Заказ по подразделениям" — повторяющееся поле, обязательное; вводится с использованием вложенного РЛ (нажатием клавиши <F2> или кнопки с тремя точками); содержит следующие ЭД:
· "Адресат" и общее число экземпляров, доставляемых по его адресу (повторяющиеся ЭД);
· "Получатель" и число экземпляров, заказанных для него (повторяющиеся ЭД);
Заполнение поля "Заказ по подразделениям" различно в зависимости от того, будет ли производиться ДОСТАВКА (адрес, указываемый в выходных документах подписки) непосредственно в подразделения, для которых осуществляется подписка, либо ДОСТАВКА производится для всех или части подразделений по ОБЩЕМУ адресу (см. п.5.1.3):
· в 1-м случае, когда Адресат сам является единственным Получателем, заполняются только столбцы 1 и 2 — ЭД "Куда (Адресат)" и "Комплектов — всего";
Примечание: ЭД "Адресат" (точнее, код адресата) вводится через словарь, поэтому его данные должны быть заранее введены в БД (см. п.5.1.3); каждый Адресат вводится как отдельное повторение поля;
· во 2-м случае, когда по адресу одного Адресата поступают издания для нескольких Получателей, заполняются столбцы 1, 2 (как описано выше) и дополнительно для каждого Получателя — столбцы 3 и 4: ЭД "Для кого (отдел)" и "Число комплектов в отдел"; при этом ЭД "Получатель" (точнее, его код) вводится с использованием меню (по клавише <F2> или кнопке со стрелкой); Адресат, являющийся одним из Получателей, должен также присутствовать в этом меню (MHR.MNU).
Примечание: Каждый Получатель (начиная со второго) вводится как отдельное повторение поля, при этом сведения об Адресате вводятся только в первом из них, так что с каждым Адресатом может быть связан набор полей Получателей (без дополнительного заполнения сведений об адресате).
· Статус "C" или "U", если получатель — отделение ЦБС или ВУЗ (экземпляры БИУ); в этом случае при передаче в БД каталога (см.
п.5.6) сведения о заказе для этого получателя будут передаваться одной строкой без формирования полей для каждого экземпляра;
· Канал поступления (источник заказа) — заполнять, если экземпляры данного Получателя будут поступать от поставщика, отличного от указанного в общем поле (см. выше);
При вводе данных в поле "Заказ по подразделениям" рекомендуется использовать режим "мультиввода в повторяющиеся поля" (ввод в форме таблицы — см. раздел 1 — Общее описание). При такой, более наглядной, форме ввода легче выполнить требования к заполнению поля — столбцы 1 и 2 (Код Адресата и общее число экземпляров) заполняются для каждого Адресата однократно (только в 1-м повторении поля), а в части "Получатель" (столбцы 3,4,5,6) для каждого Получателя (начиная со 2-го) вводится новое повторение поля;
Примечание: Данные столбцов 1 и 2 используются при подготовке выходных документов подписки, данные столбцов 3 — 6 переносятся в электронный каталог.
· Технологический путь каждого экземпляра (если он не поступает сразу по месту хранения) — повторяющееся поле; вводится с использованием вложенного РЛ (нажатием клавиши <F2> или кнопки с тремя точками); содержит следующие ЭД:
· Номер экземпляра;
· Пункты (от одного до пяти) "Технологического пути" (ТП) каждого экземпляра, которые вводятся через меню.
При вводе этих ЭД предусмотрен режим "мультиввода" в неповторяющееся поле (см. раздел 1 — Общее описание), что позволяет за одно обращение к меню ввести ВСЕ пункты, по которым должен "пройти" экземпляр до поступления по месту хранения.
· Валюта (вводится с помощью меню — кнопка или клавиша <F2>), (необязательный ЭД);
· Поставщик (источник заказа) — используется, в основном, при работе с зарубежными изданиями;
· Примечание к заказу (вводится через вложенный РЛ — кнопка с тремя точками или клавиша <F2>), состоит из следующих (необязательных) подполей:
· каталог (если не РОСПЕЧАТЬ) вводится через словарь, его данные должны быть заранее введены в БД (см. п. 5.1.2.),
· признак отказа от подготовки "Доставочной карточки";
· прочие примечания (для информации).
