Ввод новых журналов
Составление библиографического описания проводится непосредственно по впервые полученному выпуску (номеру), de visu; одновременно вводятся сведения о первом поступлении выпуска (нескольких выпусков). Работа состоит из следующих этапов:
· выбрать плоскость ВВОД, подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN;
· нажать (щелкнуть мышкой) кнопку НОВЫЙ;
· выбрать РЛ - "ОJ" (ниспадающее меню РЛ);
· последовательно вводить ЭД БО на 4-х первых страницах РЛ с учетом общих правил (п.4.1) и специфики заполнения полей (п.4.2), вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в формате выдачи; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>;
· ввести сведения о заказе (подписке) издания на текущий период, если эти данные НЕ переносятся из БД комплектования;
· при первом вводе журнала желательно оценить характер нумерации его (ЭД "Признак ручной/автоматической кумуляции") и для журналов с продолжающейся нумерацией - начальный номер первого выпуска в году подписки;
· далее (стр.5) ввод данных о первом поступлении, который можно выполнять и в отдельном режиме регистрации, аналогичен описанному в п.5.2.2.
ЭД библиографического описания для сериальных (периодических) изданий, общие с ЭД других видов описаний, вводятся по общим правилам с учетом рекомендаций, представленных в п.п. 4.1 и 4.2. Ниже даются пояснения и рекомендации по вводу специфических для периодики ЭД.
ЭД "Шифр издания" для журналов имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания.
Если при работе по традиционной технологии в библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку предлагается присваивать изданию шифр, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы).
Для упрощения работы по присвоению шифров по предлагаемому варианту, при вводе ЭД "Шифр" после нажатия кнопки расширенных средств ввода (или клавиши <F2>) каталогизатору предоставляется словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД "Шифр" проверяется на дублетность. Если ЭД "Шифр" останется незаполненным, ИРБИС автоматически присваивает документам шифр, который никак не будет связан с описанием издания. В любом случае введенный в документе шифр никогда НЕ ДОЛЖЕН КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ.
Примечание: Шифр одного и того же издания (журнала, газеты) в БД каталога и в БД комплектования обязательно должны быть идентичными, поскольку в интегрированной технологии сведения о подписке на следующий (очередной) период переносятся из базы комплектования в запись каталога по ЭД "Шифр"; если записи журналов в каталоге получены путем переноса из БД комплектования с уже присвоенным изданию шифром, это требование выполняется автоматически, если же записи об одном издании вводятся в обе БД раздельно, порядок присвоения им шифров должен быть согласован организационно.
Если издание выходит по сериям или подсериям, причем нумерация выпусков в каждой серии (подсерии) ведется самостоятельно, то в БД вводятся записи на каждую "нижнюю" единицу издания.
Так, например, если издание имеет 2 серии, каждая из которых имеет по 2 подсерии, то в БД нужно ввести всего 4 документа. Все они будут иметь одинаковое Общее заглавие, а в неповторяющемся поле "Серия, подсерия, раздел подсерии" в каждом документе будут введены данные об его серии и подсерии (при этом подсерии у всех записей будут оригинальные, а серии попарно будут совпадать). Шифры всех 4-х документов в БД, естественно, должны быть оригинальными.
Если дополнительно подсерия выходит по разделам (например, Реферативные журналы), то вводится еще и третий уровень деления с соблюдением изложенных общих принципов.
В словарь заглавий из каждого документа будут включены как полные заглавия (вместе с введенными данными о серии, подсерии и их разделов), так и самостоятельно заглавие каждой отдельной единицы.
Если журнал не является стандартным текстовым печатным изданием (например, нотное или аудиовизуальное издание, или электронный ресурс), целесообразно заполнять поле "Количественные характеристики СИ на нетрадиционном носителе". В это поле вводятся единые данные о каждом отдельном выпуске издания (объем и единица измерения, наличие иллюстраций, сопроводительный материал, размер (для текстовых материалов, нот, карт), вид упаковки). Однократно введенные данные затем будут показываться в форматах просмотра для каждого отдельного выпуска.
Если вместе с отдельными (или всеми) номерами сериального издания приходит (или создается на месте) одно или несколько приложений на других носителях (например, микрофильм или CD-ROM), которые хранятся отдельно и должны быть отдельно зарегистрированы, рекомендуется заполнить поле "Приложения к номеру СИ".
Поле повторяется для разных приложений (разных видов носителей) и содержит следующие данные, если они отличаются от данных основных выпусков, к которым относится приложение: Шифр, Вид носителя, Место хранения, Примечание (свободная информация, например, о содержании приложения), Технологический путь - до 5 этапов. Ввод данных в это поле существенно облегчит процесс регистрации приложения – достаточно будет указать (с использованием меню) лишь вид носителя, и вся информация будет автоматически перенесена в запись регистрируемого номера из данного поля.
Примечание: Поле "Приложения к номеру СИ" следует заполнять также и для случаев, когда они поступают вместе с журналом, который сам является электронным ресурсом (например, электронный журнал или журнал, издающийся на оптических дисках).
Если журнал является электронным ресурсом, заполняются данные, общие для всех выпусков – это поля "Вид и объем ресурса", "Количественные характеристики" и "Примечания к электронному ресурсу".
Эти данные переносятся взаиси каждого регистрируемого выпуска и при необходимости могут быть там изменены.
Если журнал (газета) выходит с большой периодичностью, но нерегулярно, и все его выпуски имеют сложную (не элементарную цифровую) нумерацию, необходимо указать это в ЭД "Признак автоматической кумуляции": нужно поставить "1" (признак ручной кумуляции); по умолчанию стоит "0" (признак автоматической кумуляции); при необходимости этот ЭД можно будет откорректировать в процессе работы.
Данные о заказанных экземплярах вводятся в два поля:
Поле "Сведения о заказанных экземплярах" содержит информацию об экземплярах:
· год заказа,
· номер и статус экземпляра (комплекта),
· число экземпляров (комплектов), заказанных для библиотек сети и подразделений ВУЗ(БИУ),
· место хранения,
· технологический путь (пункты, которые должен "обойти" каждый номер соответствующего экземпляра издания до
его поступления по месту хранения - допускается до 5 пунктов для каждого экземпляра),
· начальный номер выпуска в году для изданий с продолжающейся нумерацией.
Предполагается, что данные, собранные в этом поле, не изменяются в течение года при дробной подписке (по кварталам или полугодиям).
Поле повторяется для каждого экземпляра для каждого года подписки. При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле, кроме ЭД "Начальный № в году" (для изданий с продолжающейся нумерацией) формируются автоматически, в противном случае данные нужно вводить при вводе описания журнала и корректировать или дополнять их для каждого нового подписного года.
Рекомендуется в начале нового подписного года удалять повторения полей с информацией о подписке комплектов, для которых получены все номера (полный комплект).
Остающиеся в записи данные о заказах, еще не полностью выполненных, необходимы при получении "отставших" номеров (отметим, что сведения о поступлении номеров первого экземпляра (комплекта) собираются в полях кумуляции, но по другим экземплярам кумуляции сведений автоматически не производится).
Поле "Сведения о заказах поквартальные" содержит одинаковые для всех экземпляров данные, которые могут изменяться с каждым новым периодом подписки:
· период подписки,
· число номеров (выпусков) за период,
· первый и последний порядковые (валовые) номера выпусков за период подписки,
· общая цена заказа,
· цена одного номера,
· обозначение валюты,
· годовая периодичность - код и число.
При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле формируются автоматически, в противном случае нужно обязательно вводить некоторые из них, в частности, цену выпуска, наличие которой будет необходимо в дальнейшем при выполнении процесса "Списание журналов".
Поле повторяется для каждого периода подписки (год, полугодие, квартал).
Рекомендуется в начале нового подписного периода удалять повторения полей с информацией о периоде подписки, для которого получены все экземпляры (полные комплекты), с тем, чтобы в записи оставались только данные о периодах подписки, еще не полностью "закрытых".
