Ввод описаний однотомных изданий
Работа состоит из следующих этапов:
· установить по кнопке "Настройка" значения следующих ЭД: Этап работы, ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый документ в соответствующие поля;
· выбрать рабочую плоскость ВВОД; подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN; нажать кнопку НОВЫЙ;
· в ниспадающем меню РЛ выбрать рабочий лист ввода данных в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи: PAZK (описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием) или PVK (описание под временным коллективным автором (труды конференций...));
· ввести данные, общие для группы документов (если такие имеются), и нажать кнопку "По умолчанию" — во всех документах, которые будут вводиться как новые в установленном РЛ, эти значения будут присутствовать изначально (до смены РЛ);
· последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил (п. 4.1) и специфики заполнения полей (п. 4.2), вызывая вложенные РЛ, используя расширенные средства ввода и просматривая документ в выходном формате. Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>. Использовать вспомогательные средства: <F5> - ввод нестандартных символов (см. Основное описание п. 3.4.7); <F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский; <F7>
- конверсия регистра
· завершить работу с документом – кнопка СОХРАНИТЬ.
Первая страница - данные для автоматической сверки на дублетность; этот контроль введен для предупреждения случайного повторного ввода БО одной и той же книги в электронный каталог. Если в результате проверки в электронном каталоге обнаруживается идентичный документ (появляются соответствующее сообщение, "свертка" найденного документа и его номер в БД), система блокирует выход из поля (контроль запрещающий).
В этом случае нужно поступить следующим образом:
· удалить или изменить данные в поле, после которого проводится проверка (например, число страниц),
· "опустошить" документ и вводить сведения о другой книге,
· сведения о получении нового экземпляра дублетной книги ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному номеру (см. п. 5.1.2).
Примечание: Для сверки на дублетность достаточно записывать только краткие данные (соответственно указаниям в РЛ), чтобы в случае, если запись окажется дублетной, напрасно выполненной работы было бы меньше.
Если документ не дублетный (вводится впервые), перейти к следующей странице и вводить данные с учетом указанных выше (см. п. 4.2) особенностей для отдельных полей.
По мере ввода данных в окне полного описания меняется (наполняется) отображение документа в оптимизированном формате просмотра соответственно виду документа (книга или журнал или номер журнала). Перед переходом на 3-ю и последующие страницы рекомендуется просматривать документ для оценки правильности введенных к этому моменту данных (как с точки зрения грамматики, так и в части составления БО). Смотреть документ рекомендуется либо в формате БО (оптимизированный формат), либо (если это требуется) в формате Комплекта каталожных карточек (смена формата – ниспадающее меню ФОРМАТ). Завершив ввод всех данных, можно вывести на печать Каталожные карточки (подробное описание дано в п. 6).
Сообщения об ошибках, выдаваемые программой, в основном, имеют характер предупреждения и не ведут к блокировке ввода, но при появлении сообщения нужно его проанализировать и, по возможности, устранить.
При обнаружении ошибок можно листать страницы РЛ вперед и назад либо переходить скачком на нужный лист по соответствующим закладкам; исправления можно вносить, не вызывая вложенных РЛ.
Примечание: Если сведения об ответственности включают только данные о коллективной ответственности (на странице "Основное БО" в поле "Заглавие, дополнительные данные" заполняется ЭД "Последующие сведения об ответственности" (с использованием словаря), а ЭД "Первые сведения об ответственности" остается незаполненным). После ввода данных рекомендуется выполнить "предварительное сохранение" (см.
п. 4.2) для того, чтобы в формате просмотра введенные данные отражались корректно. Если же при вводе данных о коллективной ответственности словарь не используется, можно вводить данные непосредственно в ЭД "Первые сведения об ответственности".
"Предварительное сохранение" документа с последующей корректировкой сформированных данных рекомендуется выполнять также по мере ввода следующих данных:
· при вводе полей, в которых также автоматически формируются и/или пополняются ЭД "Сведения об ответственности", такие как "2-я и последующие статьи сборника без общего заглавия", "Оригинал переводного издания", "Приплетенные издания", "Рецензия на …", "Содержание"; корректировки типа ввода константы "Редкол. в сост:: ", изменения падежей фамилий, замены полного имени инициалами и др. – см. п.4.2.4;
· при вводе в ЭД "Сведения об экземплярах" статуса “R” для "размножения" экземпляров; после сохранения размноженные экземпляры будут присутствовать в записи; корректировки типа ввода штрих-кодов и других данных, специфических для разных экземпляров – см. п.4.2.7;
· при вводе Предметных и Географических рубрик с использованием Авторитетного файла; после сохранения индексы ББК, перенесенные в поля рубрик из Авторитетного файла, будут переведены в специальные поля ББК; корректировки введенных ББК, в случае удаления лишних индексов – удаление всех ББК из полей рубрик – см. п.4.2.8.
Во всех случаях, если проводилось "промежуточное сохранение", перед окончательным сохранением документа необходимо удалить в ЭД "Шифр документа в БД" на странице "Систематизация" стоящее там значение.
